Что такое справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ с одной стороны выполняет роль основного документа, подтверждающего доходы физического лица, с другой – является основной составляющей налоговой отчетности о доходах гражданина, которую работодатель должен предоставить в инспекцию. Что же из себя представляет эта справка, как она составляется и используется?

Форма 2-НДФЛ: что это за документ?

Дословно 2-НДФЛ расшифровывается, как подоходный налог физического лица. Эта справка является своего рода подтверждением правильности определения размера суммы налогов, внесенной в государственную казну за конкретного работника. В справке указывают сумму доходов работника и приводится расчет налога. Документ передается в инспекцию вместе с другими бумагами, касающимися отчислений компании.

Документ может быть выдан самому работнику на руки по запросу. На обработку такого запроса, как правило, уходит до трех дней. Сотруднику эта справка может потребоваться для предоставления в различные инстанции для подтверждения дохода. Документ содержит реквизиты компании, подписывается главным бухгалтером, а подпись заверяется печатью организации.

Какие показатели указываются?

Справка с места основной трудовой деятельности физического лица содержит информацию касающуюся организации и доходов:

1. юридическое название места работы и остальные реквизиты (ИНН, юридический и фактический адрес, телефон и др.);
2. номер и серия паспорта лица, гражданство (по коду), дата рождения и адрес;
3. совокупный доход за указанный период, а также вычеты и ставка по налогу;
4. дополнительные вычеты (социальные, инвестиционные или имущественные) с указанием кодов;
5. суммированный налоговый вычет.

Соответственно, из данной справки можно извлечь всю необходимую информацию, касающуюся доходов лица и его честности и честности работодателя в плане исполнения обязательств перед налоговыми службами.

Для каких целей используется справка?

Работодателю документ потребуется для представления сведений в ФНС, в документе есть подтверждение, что отчисления в госбюджет делаются в соответствии с выплатой заработной платы.

Но и работнику компании может понадобиться эта справка. Ситуаций, когда есть необходимость подтвердить доход лица, предостаточно:

1. Предоставляется в финансовую организацию для подтверждения стабильного дохода при оформлении займа, будь то потребительский кредит, автокредит или ипотека. Сегодня многие банки оформляют кредит без справки о доходах, однако при подтверждении стабильного притока средств можно рассчитывать на более выгодные условия: сниженную процентную ставку и минимальные переплаты.
2. 2-НДФЛ является подтверждением имеющихся средств для оплаты туристической поездки при оформлении визы, требуется для представления в Консульстве.
3. Документ понадобится при согласовании в соответствующей инстанции налогового вычета после покупки жилья или оплаты образовательных услуг, например, за обучение ребенка в ВУЗе на платной основе.
4. Для предварительного расчета пенсии для работающего гражданина предпенсионного возраста.
5. При составлении справки 3-НДФЛ (часть данных берут из справки 2-НДФЛ).
6. При оформлении опекунства или для усыновления ребенка из детского дома для подтверждения достаточной материальной базы для воспитания детей;
7. В суде при определении размера таких выплат как алиментов, или в случаях нарушении кодекса работником (ТК).
8. В центре занятости при определении социальной выплаты по безработице после увольнения сотрудника или сокращения.
9. Для расчета социальной выплаты женщинам в положении и молодым матерям. Социальная выплата рассчитывается на основании дохода за предыдущие два года или меньший срок в зависимости от стажа.
10. Для оплаты больничной бюллетени.

В каких случаях справка не нужна?

2-НДФЛ в общем случае предоставляется в инспекцию. Однако есть ряд случаев, когда работодатель освобожден от необходимости предоставлять справку в ФНС:

• если сотруднику выплачивается доход, не облагаемый налогом, например, помощь от государства;
• при выплате вознаграждения, в этом случае сам сотрудник должен перечислить налог;
• если налогоплательщик сам обязан предоставлять отчетность в инспекцию.

Дополнительная информация о справке

Мы уже разобрали, что собой представляет документ, для каких целей он используется работодателем и тем, кто получает доход. Важно также ознакомиться с более подробной информацией о справке и способах ее получения. Эта информация представлена в пунктах ниже.

Нововведения в 2018 и 2019

В 2018 году форма 2-НДФЛ претерпела несколько существенных изменений. Во-первых, появилась новая графа, которая заполняется в случае, если компании (правопреемнику) перешли обязанности по проведению отчетности по сотрудникам реорганизованной организации (приобретенной, поглощенной). Для заполнения данных используется две новые строчки:

• код типа реорганизации;
• налоговые реквизиты реорганизованной фирмы.

Также строчки с данными о физическом лице претерпели изменения. Теперь для работника не требуется указывать адрес. Убрали и слово «инвестиционные», эти выплаты больше не учитываются в документе.

В случае с индивидуальным лицом, изменились требования предоставления документа: на флешке принести отчет в налоговую уже не получится, принимается только бумажная версия.

В 2019 году тоже произошел ряд изменений. Изменения были опубликованы год назад в Приказе ФНС № ММВ-7-11/566. Преобразовалось название самой справки. Раньше это была просто «справка о доходах», а теперь документ именуется как «справка о доходах и суммах налога». Расширилось количество Признаков: раньше указывалась только цифра 1 или 2, теперь указывают цифры от 1 до 4.

Но главное изменение заключается в том, что теперь существуют две формы справки: одна для инспекции, которая по виду напоминает налоговую декларацию, и другая – для сотрудника, ее форма стала более компактной. Также теперь вся информация, которая в старой справке была отражена в разделе 5 (общие доходы, база для налога, удержанный НДФЛ), теперь отражается в пункте 2.

Наиболее распространенные ошибки в документе

К числу наиболее распространенных ошибок при заполнении формы относятся:

• отсутствие подписи (или расшифровки) главного бухгалтера;
• ошибки в вычислениях, которые допускаются составителем документа;
• неправильный порядок цифр даты;
• отсутствие печати или штамп не в том месте, где указано М.П.;
• помарки, которые недопустимы при составлении данного документа (в случае ошибки, исправления не допускаются, документ нужно переделывать).

3-НДФЛ: в чем отличия?

3-НДФЛ – это тоже документ, предоставляемый в инспекцию, но основой для налогового вычета в данном случае выступают сторонние доходы лица. Если ФЛ зарегистрировано как ИП, ему необходимо отразить все свои доходы в справке 3-НДФЛ и самостоятельно предоставить в налоговую.

Срок действия

Согласно кодексу (ст.23) ограничений по срокам действительности бумаги нет, однако некоторые организации сами устанавливают правила, когда должна быть выдана справка сотрудника, чтобы она могла подтверждать доход физического лица. Так, например, кредитные организации просят предоставить «свежую» справку, чтобы убедиться, что потенциальный клиент еще работает, а также чтобы оценить доход за последние полгода.

Где запросить 2-НДФЛ?

Каждый сотрудник, официально оформленный в организации и получающий доход, может запросить справку 2-НДФЛ в бухгалтерии. Срок ее подготовки – до трех дней, чаще всего ее делают в день обращения.

Студентам

Если справку 2-НДФЛ нужна студенту, он может запросить ее в деканате того учебного заведения, в котором он получает образование.

Безработным

Безработный обращается за данной формой в центре занятости, если состоит на учете. В остальных случаях, если лицо нигде не числится, справку получить ему неоткуда.

Частным предпринимателям

ИП могут получить документ, но это будет форма 3-НДФЛ. Запросить форму можно в налоговом отделении, в котором проходил регистрацию заявитель.

Военнослужащим

В общем случае работник обращается за справкой в ту организацию, в которой состоит на службе, в частности контрактники обращаются в Минобороны. В качестве запроса отправляют заявление в Расчетную часть.

Новая форма: где найти файл?

Загрузить на свой компьютер форму справки можно на нашем сайте по ссылке ниже.

Коды доходов с расшифровкой

Код дохода	Вид дохода
2000	Вознаграждение, получаемое работником за выполнение трудовых или иных обязанностей
2012	Отпускные выплаты
2300	Пособие по временной нетрудоспособности (оплата больничного листа)
2010	Выплаты по договорам гражданско-правового характера – оказания услуг, выполнения работ (кроме авторских вознаграждений)
2530	Зарплата в натуральной форме
2400	Доходы от сдачи в аренду транспортных средств в связи с перевозками, а также штрафы, полученные при их использовании (за простой, задержку); доходы от сдачи в аренду трубопроводов, ЛЭП, линий оптико-волоконной и (или) беспроводной связи, иных средств связи, включая компьютерные сети
1400	Доходы от сдачи в аренду имущества, за исключением транспортных средств, средств связи, компьютерных сетей
2013	Компенсация за неиспользованный отпуск
2760	Материальная помощь работникам, бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию
2762	Единовременная материальная помощь работникам-родителям (усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка
2720	Стоимость подарков
2740	Стоимость выигрышей и призов, полученных налогоплательщиком по итогам конкурсов, игр и т.д., проведенных в целях рекламы
1010	Дивиденды
2510	Оплата работодателем за работника-налогоплательщика товаров, работ, услуг (коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах работника)
2610	Материальная выгода от экономии на процентах за пользование займом, предоставленным организацией или ИП
2001	Вознаграждение директоров, выплаты членам органа управления организации (совета директоров, иного подобного органа)
2002	Премии, выплачиваемые за производственные результаты, предусмотренные нормами законодательства, трудовыми договорами, коллективными договорами, выплачиваемые не за счет прибыли организации, не за счет средств специального назначения или целевых поступлений
2003	Вознаграждения, выплачиваемые за счет прибыли организации, за счет средств специального назначения или целевых поступлений
4800	Иные доходы (например, суммы суточных, превысившие не облагаемый НДФЛ лимит (Письмо Минфина от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256))